Zásady ochrany osobních údajů

Pracovní verze. Tento dokument je návrh, který před zveřejněním musí zkontrolovat a schválit advokát. Údaje v hranatých závorkách je nutné doplnit.

1. Kdo je správce

Správcem osobních údajů je společnost [DOPLNIT: název společnosti], IČO [DOPLNIT: IČO], se sídlem [DOPLNIT: sídlo] (dále jen „ICORENT“ nebo „my“). Ve věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na [email protected] nebo písemně na adrese sídla.

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám tato povinnost podle čl. 37 GDPR nevzniká. [DOPLNIT: advokát ověří.]

Zpracování se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

2. Pro koho služby jsou

ICORENT poskytuje poradenství a zprostředkování financování zajištěného nemovitostí výhradně podnikatelům a právnickým osobám s IČO. Nejsme banka a neposkytujeme ani nezprostředkováváme spotřebitelský úvěr podle zákona č. 257/2016 Sb. Osobní údaje proto zpracováváme hlavně o podnikajících fyzických osobách, o kontaktních osobách a zástupcích firem a o investorech.

3. Jaké údaje zpracováváme

3.1 Údaje z poptávkového formuláře

• jméno a příjmení, pracovní e-mail a telefon,
• IČO a název společnosti, pozice nebo vztah ke společnosti,
• požadovaná výše financování a účel,
• informace o nemovitosti (adresa, katastrální území, číslo listu vlastnictví, odhad hodnoty),
• obsah vaší zprávy a další údaje, které nám dobrovolně sdělíte.

3.2 Údaje z veřejných rejstříků

Po odeslání poptávky automaticky doplňujeme údaje podle zadaného IČO z těchto veřejných zdrojů:

• ARES – název, sídlo, právní forma, předmět podnikání, statutární orgány,
• insolvenční rejstřík (ISIR) – zda je vůči subjektu vedeno insolvenční řízení,
• registr plátců DPH – registrace k DPH, případný status nespolehlivého plátce, zveřejněné bankovní účty.

U podnikajících fyzických osob a členů statutárních orgánů jde o osobní údaje.

3.3 Údaje z katastru nemovitostí

Pokud uvedete údaje o nemovitosti, můžeme prostřednictvím oficiální služby dálkového přístupu ČÚZK získat údaje z listu vlastnictví: identifikaci nemovitosti, vlastníky a jejich podíly, zástavní práva, věcná břemena, plomby a další zápisy. List vlastnictví může obsahovat osobní údaje vlastníků a dalších oprávněných osob, kteří nám je sami nesdělili. Tyto osoby informujeme prostřednictvím tohoto dokumentu (čl. 14 GDPR).

3.4 Údaje investorů

U investorů zpracováváme identifikační a kontaktní údaje, přihlašovací údaje do portálu, údaje o schválení, projeveném zájmu o konkrétní příležitosti a komunikaci s námi, a dále údaje nutné k identifikaci a kontrole podle právních předpisů proti praní peněz, pokud se na nás vztahují.

3.5 Technické údaje

IP adresa, údaje o prohlížeči a zařízení, záznamy o přístupu (logy) a cookies. Cookies podrobně popisují samostatné Zásady používání cookies.

4. Účely a právní základy

Účel	Právní základ	Doba uložení
Vyřízení poptávky a jednání o zprostředkování financování	čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (podnikající fyzická osoba – kroky před uzavřením smlouvy); čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (kontaktní osoby právnických osob)	24 měsíců od posledního kontaktu, pokud nedojde k uzavření smlouvy
Ověření klienta a nemovitosti v ARES, ISIR, registru plátců DPH a katastru	čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem na posouzení serióznosti poptávky a ověření, že jde o podnikatele	po dobu vyřízení poptávky, nejdéle 24 měsíců
Automatická odpověď generovaná AI	čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – rychlé potvrzení přijetí poptávky	viz vyřízení poptávky
Předání poptávky pracovníkům a spolupracujícím partnerům	čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR	po dobu zpracování poptávky
Nabídnutí anonymizované příležitosti investorům a předání podkladů zájemci	čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR	po dobu jednání o financování
Plnění smlouvy s klientem nebo investorem	čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR	po dobu trvání smlouvy a 10 let poté (promlčení, účetní a daňové předpisy)
Plnění zákonných povinností (účetnictví, daně, případně AML)	čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR	podle příslušného zákona, zpravidla 5–10 let
Správa investorského portálu a zabezpečení	čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR	po dobu trvání přístupu a 3 roky poté
Ochrana právních nároků	čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR	po dobu promlčecí lhůty a trvání sporu
Analytika a marketing webu	čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – souhlas	viz Zásady používání cookies
Obchodní sdělení stávajícím klientům	§ 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. a čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR	do vznesení námitky

Pokud zpracováváme údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo vznést námitku (viz bod 9).

5. Automatizované zpracování a umělá inteligence

5.1 Automatické ověření v rejstřících

Automatické doplnění údajů z veřejných rejstříků slouží k přípravě podkladů. Nedochází k automatizovanému rozhodování s právními či obdobně významnými účinky ve smyslu čl. 22 GDPR – o tom, zda budeme poptávku dále řešit a zda bude financování nabídnuto, vždy rozhoduje člověk.

5.2 Automatická odpověď AI

Po odeslání formuláře může náš systém vytvořit automatickou e-mailovou odpověď pomocí jazykového modelu Claude společnosti Anthropic. Za tím účelem modelu předáme obsah vaší poptávky a doplněné údaje o společnosti. V souladu s požadavky na transparentnost podle čl. 50 nařízení (EU) 2024/1689 (akt o umělé inteligenci) je taková odpověď v e-mailu výslovně označena jako vytvořená umělou inteligencí.

Anthropic vystupuje jako náš zpracovatel. Podle jeho smluvních podmínek pro komerční API nejsou vstupy ani výstupy používány k trénování modelů. [DOPLNIT: ověřit aktuální podmínky a dobu uchování dat u Anthropic.]

6. Komu údaje předáváme

Údaje zpřístupňujeme jen v nezbytném rozsahu těmto kategoriím příjemců:

• naši pracovníci a externí spolupracovníci (tzv. calleři), kteří s vámi poptávku řeší; jsou vázáni mlčenlivostí a smlouvou o zpracování osobních údajů,
• investoři – v portálu vidí pouze anonymizované informace o příležitosti; identifikační údaje a podklady předáme konkrétnímu investorovi až v souvislosti s jednáním o financování a po uzavření dohody o mlčenlivosti,
• poskytovatel hostingu a infrastruktury – [DOPLNIT: název poskytovatele, umístění serverů],
• poskytovatel e-mailových služeb – [DOPLNIT: název poskytovatele],
• Anthropic, PBC (USA) a její evropské subjekty – generování automatické odpovědi,
• Telegram (Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC) – interní notifikace o nových poptávkách pracovníkům; notifikace obsahují [DOPLNIT: rozsah údajů – doporučujeme minimalizovat, např. jen jméno, firmu a odkaz do interního systému],
• Google Ireland Limited – Google Tag Manager a Google Analytics 4, pouze se souhlasem,
• Meta Platforms Ireland Ltd. – pokud nás sami kontaktujete přes WhatsApp, a marketingové nástroje pouze se souhlasem,
• ČÚZK – při dotazu do katastru je zaznamenáno, jaké údaje jsme vyhledali,
• účetní, daňoví a právní poradci, a dále orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.

Údaje neprodáváme.

7. Předávání mimo EU/EHP

Někteří příjemci (zejména Anthropic, Google, Meta a Telegram) mohou údaje zpracovávat mimo Evropský hospodářský prostor. Předání probíhá na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany (včetně rámce EU–US Data Privacy Framework u certifikovaných příjemců) nebo standardních smluvních doložek podle čl. 46 GDPR. Kopii záruk vám na požádání poskytneme. [DOPLNIT: advokát ověří mechanismus předání u každého příjemce, zejména u služby Telegram.]

8. Zabezpečení

Používáme šifrované spojení (HTTPS), řízení přístupových oprávnění, dvoufázové ověření u interních nástrojů, pseudonymizaci údajů v investorském portálu a pravidelné mazání starých záznamů. Pracovníci a partneři mají přístup jen k údajům, které potřebují.

9. Vaše práva

Podle GDPR máte právo:

• na přístup k osobním údajům a na jejich kopii (čl. 15),
• na opravu nepřesných údajů (čl. 16),
• na výmaz, pokud odpadl důvod zpracování (čl. 17),
• na omezení zpracování (čl. 18),
• na přenositelnost údajů zpracovávaných automatizovaně na základě smlouvy nebo souhlasu (čl. 20),
• vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu, včetně námitky proti obchodním sdělením (čl. 21),
• kdykoli odvolat souhlas, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování,
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Pro uplatnění práv nám napište na [email protected]. Můžeme vás požádat o ověření totožnosti.

10. Zdroj údajů a povinnost je poskytnout

Údaje získáváme přímo od vás, z veřejných rejstříků (ARES, ISIR, registr plátců DPH), z katastru nemovitostí a od osob, které nás na vás odkázaly. Poskytnutí údajů ve formuláři je dobrovolné, bez nich však nemůžeme poptávku vyřídit.

11. Změny

Tyto zásady můžeme aktualizovat. Aktuální verze je vždy zveřejněna na webu s datem poslední změny.